Ghostwriters

Wskazówki i ciekawostki

Inbox zero – jak uporządkować skrzynkę mailową?

Współczesny człowiek żyje w świecie nadmiaru. Zewsząd docierają do niego bodźce, które wywołują stan ciągłego przesytu. Ten problem dotyka również sfery zawodowej. Jeśli zatem pracujesz na komputerze, to z pewnością z nadmiarem informacji boryka się Twoja skrzynka mailowa. Jest jednak na to sposób…

Inbox zero – niezawodne rozwiązanie

Dzięki tej metodzie wprowadzisz porządek do swojej skrzynki mailowej. Precz z chaosem, galimatiasem, ciągłym brakiem czasu. Twoje maile zostaną posortowane w specjalnych folderach, a Ty poczujesz spokój, bardziej zaufasz sobie, nauczysz się szybciej podejmować decyzje i będziesz zadowolony z komfortu pracy.

Inbox zero – jak to działa?

Inbox zero to metoda, która polega na opróżnianiu skrzynki odbiorczej poprzez przenoszenie maili do poszczególnych folderów takich jak, na przykład, do zrobienia, załatwione, oczekujące na odpowiedź, archiwum, usunięte. Ta metoda przydaje się szczególnie w pracy biurowej, kiedy ilość maili przychodzących w ciągu jednego dnia jest ogromna, wiadomości cechuje duża różnorodność i pracownik musi często odrywać się od swoich zajęć, aby przeczytać kolejny mail.

Jak założyć folder w Google?

Aby założyć folder należy kliknąć na ikonę „ustawienia”, następnie wejść na „zobacz wszystkie ustawienia”, wybrać zakładkę „etykiety”, przycisnąć „utwórz nową etykietę”.

Poszczególne foldery

Wiadomości przenosisz do opisanych poniżej folderów. Możesz poprzedzić je znakiem @ lub #, aby sortowały od góry. Nazwy jakie im nadasz i sposób klasyfikowania zależy od Ciebie i Twojej kreatywności. Podam tutaj tylko najczęściej spotykany model.

Do zrobienia

W tym folderze znajdują się maile wymagające działania. To sprawy, które są w toku, nad którymi obecnie pracujesz. Może się okazać, że ich ilość Cię przytłacza. Dlatego warto nauczyć się kategoryzacji i poklasyfikować wiadomości od najważniejszych po mniej ważne. Można tu zastosować oflagowanie lub odznaczanie bardziej istotnych informacji.

Załatwione

Z folderu do zrobienia wiadomości przechodzą do załatwione. Zadanie zostało wykonane i nic więcej nie da się z nim zrobić.

Oczekujące na odpowiedź

Mail został przez Ciebie odebrany i z Twojej strony padła odpowiedź. Nie zaistniała jednak reakcja zwrotna. Ktoś nie odpisał na Twojego maila. Może warto się przypomnieć?

Archiwum

Tutaj znajdują się mało ważne wiadomości, do których może kiedyś wrócisz. W załatwionych pozostają ważne sprawy, w archiwum mniej istotne.

Przeczytaj także: Słowa kluczowe – od czego zacząć?

Usunięte

Twoja skrzynka mailowa atakowana jest reklamami i mniej ważnymi wiadomościami, którymi nie będziesz się zajmować. Takie informacji należy kasować. Dzięki temu ograniczysz chaos, który dekoncentruje Twoją pracę.

Inbox zero – co się zmieni u Ciebie?

Założenie Inbox zero może wprowadzić dużo zmian do Twojego życia i Twojej pracy. Powstaną w Tobie nowe umiejętności, pojawią się nowe cechy, które ułatwią Ci funkcjonowanie. A teraz trochę o zaletach tej metody i zdolnościach, jakie w Tobie ona wytworzy.

Cierpliwość

Ta cecha przyda się szczególnie na początku. Twoja skrzynka mailowa pęka w szwach, a Ty próbujesz się odnaleźć w tym rozgardiaszu. Początki zawsze bywają trudne, ale warto zainwestować trochę czasu by potem cieszyć się wygodą przejrzystej i uporządkowanej pracy.

Wytwórz nawyk

W swoim harmonogramie dnia wyznacz stałe godziny kiedy będziesz zajmować się sortowaniem wiadomości. W tym celu wypracuj w sobie nawyk systematycznej pracy. To bardzo ułatwi Ci działanie i przyniesie upragnioną satysfakcję.

Decyzyjność i kategoryzacja

Dzięki owemu systemowi uczysz się szybkiego podejmowania decyzji i wyznaczania sobie priorytetów. Wybierasz najważniejsze wiadomości, mniej ważne odsuwasz na później lub kasujesz. Nie zastanawiasz się godzinami, nie wpadasz w nostalgię i nadmierne przywiązanie do niektórych maili. Działasz szybko i jesteś w pełni kompetentny.

Inbox zero – podsumowanie

Kiedy kończysz pracę i zamykasz komputer w Twoim folderze otrzymane znajduje się zero wiadomości. Czujesz, że teraz możesz pozwolić sobie na prawdziwy relaks.

Autor tekstu: Anna Danel

Leave A Comment