Nieposegregowane wiadomości, faktury, umowy połączone z newsletterami z Twoich ulubionych sklepów. Czy tak musi wyglądać Twoja skrzynka mailowa? Może, ale wcale nie musi! Zabałaganiona poczta potrafi w prosty sposób zawładnąć naszym czasem i dać złudne poczucie produktywności. Dzieje się tak wtedy, kiedy nie znamy zasad efektywnego zarządzania pocztą. Czy da się zatem utrzymać porządek w wiadomościach e-mail? Jak to zrobić i od czego zacząć? Zostań ze mną, a pokażę Ci jak to zrobić!

Co daje uporządkowanie poczty? To musisz wiedzieć!

Porządek zawsze daje jeden rezultat. Przede wszystkim to spokojna głowa. Powyższe działanie generuje możliwość skupienia się na ważnych rzeczach. Oczywiście istnieje jeszcze wiele innych zalet. Spójrz poniżej.

• Oszczędność czasu – każdą zdobytą minutę dzięki dobrej organizacji poczty możesz poświęcić na zrobienie wartościowych i ważnych dla Ciebie rzeczy.
• Błyskawiczny dostęp do plików, dokumentów i faktur – nie musisz przekopywać się przez stertę wiadomości, niezwiązanych z tym, czego szukasz.
• Skupienie na istocie maili – przyswajanie i wychwytywanie tego, co ważne i pomijanie tego, co nieistotne.
• Powrót do najważniejszej funkcji skrzynki mailowej – ma ona za zadanie pomóc Ci, a nie przeszkadzać.

Organizacja poczty w 3 krokach. Sprawdź, czy je znasz!

Największym bieżącym problemem może być fakt, iż mamy na swoim koncie setki nieposegregowanych wiadomości. Co zatem z nimi zrobić?

Krok pierwszy – jesteś tu i teraz

Zacznij stosować zasady porządkowania poczty od chwili obecnej. Alternatywą może być przeniesienie wiadomości do archiwum i sukcesywne ich grupowanie. Wiem, zajmie Ci to sporo czasu, ale „nie od razu Rzym zbudowano”. Droga na skróty nie da Ci w tym wypadku satysfakcji. Nie zrażaj się. Wierzę, że sobie poradzisz. Teraz możesz przejść do kolejnego kroku.

Krok drugi – Inbox Zero

Co to jest Inbox Zero? To prosta, a zarazem skuteczna metoda, dzięki której Twoja poczta będzie świeciła przykładem pod względem organizacji i porządku. W swoim składzie posiada 5 elementów. Tylko tyle musisz zapamiętać. Nie jest tego dużo, prawda?

• Usuń – na samym początku usuwamy maile, które według nas w przyszłości nie będą wymagały od nas działania. Z pewnością będą to reklamy i spam.
• Oddeleguj – pomyłki rzecz ludzka. Rzadko możemy się z tym spotkać, ale jeśli już dostaniesz maila przez pomyłkę, to odeślij go do właściwego adresata. Spróbuj też poinformować o tym nadawcę.
• Wykonaj – istnieje reguła, która ułatwi Ci podjęcie decyzji w sprawie wykonania zadania teraz czy odłożenia go na później. Skorzystaj z metody 2 minut. Jeżeli jesteś w stanie zrobić to zlecenie w ciągu tego czasu, nie przekładaj tego na później. Więcej czasu stracisz na myśleniu, co zrobić z tym fantem.
• Odłóż na później – dostajesz maila i nie możesz na niego odpowiedzieć. Co wtedy? Stwórz odpowiednie foldery np. „Dziś”, „Jutro” i przenieś tam wiadomości. Dzięki temu stworzysz przejrzystą listę, która pomoże Ci w zapamiętaniu ram czasowych.
• Zarchiwizuj – inne ważne dokumenty jak np. faktury, umowy, potwierdzenia przelewów przenieś do archiwum. Pamiętaj, aby ten folder podzielić na kategorie. Zyskasz porządek, a pominiesz bałagan, przenosząc na ślepo wszystko z folderu odebrane.

Celem wdrożenia tej procedury jest doprowadzenie swojej poczty e-mail do stanu ZERO. Prościej mówiąc, Twoja skrzynka na koniec każdego dnia będzie pusta. Wystarczy zastosować 5 wyżej wymienionych elementów i na bieżąco przenosić wiadomości do odpowiednich folderów. Przed Tobą ostatni krok.

Sprawdź, Jak urządzić stanowisko pracy copywritera w domu?

Krok trzeci – dobre nawyki

Doprowadzenie do ładu swojego e-maila nie jest obowiązkiem. Postaraj się stworzyć z tego nawyk. Spójrz na kilka podpowiedzi, które ułatwią Ci dobre i skuteczne wprowadzenie takiej zmiany.

• Brak poczty na smartfonie
• Stałe pory na odbiór poczty
• Automatyczne odpowiedzi
• Wypisanie się z newsletterów

Podsumowanie – efektywne zarządzanie skrzynką mailową

Dobra organizacja to podstawa Twojej pracy. Dzięki temu zmniejszysz poziom porannego stresu. Przed Tobą wyświetli się 10-20 maili, a nie 437. Teraz spróbuj wprowadzić powyższe wskazówki w życie, a potem możesz się już tylko rozkoszować aromatyczną kawą i zacząć kolejny dobry dzień.

Autor tekstu: Ewa Ners-Lewandowska